¿QUE ES LA NOMINA? ¿CUALES SON LAS PARTES DE LA NOMINA?

Nómina:
Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono.
Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.
La nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo, en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración, los cuales se regirán por las siguientes normas:
1. El trabajador estará obligado a desempeñar los servicios que sean compatibles con sus fuerzas, aptitudes, estado o condición, y que sean del mismo género de los que formen el objeto de la actividad a que se dedique el empleador; y
2. La remuneración deberá ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los servicios y no podrá ser inferior al salario mínimo ni a la que se le pague por trabajos de igual naturaleza en la región y en la propia empresa.
Estos detalles ayudan a determinar fácilmente la prestación del servicio y remuneración en aquellos contratos de trabajo donde no hubiese estipulación expresa, situación que se presenta frecuentemente. Diseño de Nóminas
De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe diseñar el modelo de la nómina apropiada, el cual cambiará sustancialmente de una compañía a otra, sujeto a las variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos, determinados por la necesidad de la empresa.

Tipos de Nóminas
1. Según su Presentación:
1. Nómina Manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios diseñados, por ejemplo: formar continuas LEGIS.
2. Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operar este tipo de nómina se debe crear el siguiente tipo de información:
* Formularios de entrada y codificación.
* Reportes del sistema.
* Operación del sistema.
* Archivos del sistema.
* Programas del sistema.
* Diseños de perforación o tabulación.
2. Según la Forma de Pago:
1. Semanal: Para obreros o personal de nómina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
2. Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
3. Según el Tipo de Personal:
1. Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nómina confidencial).
2. Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.
3. Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.
Partes de la Nómina
Asignaciones para el Devengado

* Sueldo.
* Horas extra.
* Vacaciones.
* Comisiones.
* Retroactivos y recargos
* Bonificaciones.
* Sobretiempo en feriados.
* Permisos remunerados.
* Prima por matrimonio
* Prima por hijos.

Deducciones

* Seguridad social.
* Aportes a pensión.
* Retención en la fuente.
* Sindicatos y embargos.
* Caja de ahorro.
* Fondo de empleados.
* Cooperativas.
* Libranzas.
* Préstamos a entidades financieras.
* Préstamo compañías de financiamientos.
* Crédito comercial.
* Otros.
¿Cómo elaborar la Nómina?
El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos por la Ley Laboral colombiana:
“El trabajador y el empleador fijarán el lapso para el pago del salario que podrá ser hasta de un mes.
A los obreros, su salario se les paga diario o semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza quincenalmente.
El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o sistematizada.
Normas del Control Interno para la Nómina
Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.
1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:
1. La contratación de personal.
2. El salario a pagar
3. Las deducciones que se realizarán en nómina.
4. Horas extras y otros pagos especiales.
2. El archivo de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:
• Preparen la nómina.
• Aprueban nómina.
• Pagan la nómina.
3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.
4. En caso de trabajo a destajo o por producción, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del trabajador pueda ser determinada.
5. Debe existir separación de funciones:
• Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.
• Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.
6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.
7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.
8. Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.
9. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.
10. Cuando la nómina sea pagada con cheque:
• Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.
• La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga, (área contable).
• La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.
11. Cuando la nómina se paga en efectivo:
1. Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.
2. Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.
3. Debe contarse con una póliza de seguros para el manejo de este efectivo.
12. Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.
13. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina.
14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad.
15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.
16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.
17. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.
18. La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al departamento de nómina.